Politique de confidentialité

1. Portée de la politique

La présente Politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels traités par Tapplify Technologies Inc. (« Tapplify », « nous », « notre » ou « nos ») dans nos sites Web, le tableau de bord client, les pages et guides de propriété, les expériences QR et NFC, le concierge IA, le soutien à la clientèle et les produits et services connexes (collectivement, les « Services »).

Elle s’applique aux visiteurs du site Web, aux clients tels que les hôtes et gestionnaires de propriétés, aux membres d’équipe autorisés et aux voyageurs qui utilisent une expérience de propriété propulsée par Tapplify.

Un exploitant de propriété peut avoir ses propres pratiques de confidentialité en plus de la présente politique. Lorsqu’un exploitant détermine quels renseignements sur les voyageurs recueillir ou comment les utiliser à ses propres fins, il est responsable de ces décisions et de ses propres obligations légales.

2. Qui utilise Tapplify

Clients et exploitants de propriétés

Les clients Tapplify comprennent des propriétaires, des hôtes, des exploitants de locations de vacances, des entreprises d’hébergement, des gestionnaires de propriétés et les membres autorisés de leurs équipes.

Voyageurs et utilisateurs finaux

Les voyageurs peuvent accéder à une expérience Tapplify en scannant un code QR, en touchant un point de contact NFC ou en suivant un lien direct. En général, aucun compte Tapplify n’est requis pour consulter l’information d’une propriété.

Visiteurs du site et prospects

Une personne peut parcourir notre site, utiliser le concierge produit IA du site, demander de l’information ou communiquer avec nous avant de devenir cliente.

3. Renseignements que nous recueillons

Les renseignements recueillis dépendent de la façon dont vous interagissez avec Tapplify.

Compte et renseignements client

• Nom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom de l’organisation ou de la propriété et autres coordonnées.
• Identifiants de compte, préférences et renseignements sur les membres d’équipe autorisés.
• Renseignements d’abonnement, de facturation et de transaction. Les données de carte de paiement peuvent être traitées directement par un fournisseur de paiement plutôt que conservées par Tapplify.
• Demandes de soutien, commentaires et autres communications.

Contenu de propriété

• Noms, descriptions, photos, marque, commodités, règles de la maison, renseignements Wi-Fi, instructions, recommandations, liens et autre contenu configuré par un client.
• Information de la base de connaissances servant à configurer le concierge IA d’une propriété.

Interactions des voyageurs et renseignements techniques

• Appareil, navigateur, système d’exploitation, adresse IP, information approximative sur le réseau ou la région, horodatage et journaux techniques.
• Scans QR, interactions NFC, sessions, vues de pages ou de contenu et autres événements d’utilisation.
• Questions, requêtes et renseignements conversationnels soumis à un concierge IA.
• Identifiants de conversation et de session servant à maintenir la continuité et à faire fonctionner l’expérience.

Site Web et demandes

Si vous communiquez avec nous, demandez une démo ou soumettez un formulaire, nous pouvons recueillir les renseignements que vous choisissez de fournir, par exemple votre nom, courriel, téléphone, entreprise, type de propriété, nombre de propriétés, sujet de la demande et message.

Évitez de transmettre des renseignements personnels très sensibles dans du contenu de propriété, des formulaires ou des conversations IA, sauf si cela est nécessaire et que vous êtes autorisé à le faire.

4. Comment nous recueillons les renseignements

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels :

• directement auprès de vous, lorsque vous créez un compte, configurez une propriété, communiquez avec nous, soumettez un formulaire, passez une commande ou utilisez une conversation IA;
• automatiquement par les Services, lorsqu’un navigateur ou appareil communique avec notre site, une expérience de propriété ou notre infrastructure et crée des journaux techniques, identifiants de session ou événements d’utilisation;
• auprès d’un client ou exploitant Tapplify, lorsque ce client configure des utilisateurs autorisés, du contenu de propriété ou des renseignements nécessaires à l’expérience voyageur; et
• auprès de fournisseurs de services, lorsque nécessaire pour les paiements, la sécurité, la livraison, le soutien ou d’autres fonctions décrites dans la présente politique.

Lorsque nous recueillons des renseignements pour le compte d’un exploitant de propriété, nous identifions cette relation lorsque la loi l’exige.

5. Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels pour :

• fournir, exploiter et maintenir les Services;
• créer et gérer les comptes et expériences de propriété;
• livrer le contenu de propriété aux voyageurs;
• traiter les questions du concierge IA et maintenir le contexte des conversations;
• fournir des données analytiques et des renseignements opérationnels aux clients;
• traiter les abonnements, commandes et paiements;
• répondre aux demandes de soutien, aux questions et aux communications de service;
• sécuriser les Services, prévenir les abus, enquêter sur les incidents et résoudre les erreurs;
• comprendre la performance du produit et améliorer les fonctionnalités et l’expérience utilisateur;
• respecter les obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables et contractuelles; et
• envoyer des communications marketing lorsque la loi le permet et que tout consentement requis a été obtenu.

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la communication aux fins raisonnables, nécessaires et appropriées dans les circonstances.

6. Consentement et choix

Lorsqu’un consentement est requis, nous le demandons d’une manière adaptée à la sensibilité des renseignements et au contexte. Le consentement doit être éclairé et peut être retiré lorsque la loi le permet, sous réserve des limites légales ou contractuelles.

Nous n’exigeons pas de renseignements personnels qui ne sont pas raisonnablement nécessaires pour fournir un produit ou service demandé, sauf lorsque la collecte est permise ou exigée par la loi.

Si nous souhaitons utiliser des renseignements personnels à une nouvelle fin importante qui n’est pas compatible avec la fin initiale, nous demanderons un nouveau consentement lorsque requis.

7. Concierge IA et données conversationnelles

Tapplify offre des expériences conversationnelles propulsées par l’IA aux voyageurs et aux visiteurs du site Web. Lorsque vous soumettez une question ou une requête, le contenu de l’interaction et son contexte peuvent être traités pour produire une réponse, maintenir la continuité de la conversation, sécuriser et dépanner le service et soutenir la qualité et l’amélioration du produit.

Les réponses propres à une propriété peuvent utiliser l’information fournie par l’exploitant concerné. Selon les fonctions activées, l’exploitant peut avoir accès à des questions posées à l’IA, à des renseignements sur les conversations ou à des avis concernant des questions auxquelles l’IA n’a pas pu répondre.

8. Exploitants de propriétés et responsabilité du client

Les clients déterminent une grande partie du contenu propre à la propriété présenté dans Tapplify, notamment les renseignements sur la maison, les règles, le Wi-Fi, les instructions relatives aux commodités, les recommandations et le contenu de la base de connaissances IA. Les clients doivent maintenir cette information exacte, légale et à jour.

Lorsque Tapplify traite des renseignements sur des voyageurs pour le compte d’un exploitant afin de fournir les Services, Tapplify les utilise au besoin pour exécuter le service et conformément aux ententes applicables, à la présente politique et à la loi. L’exploitant peut avoir des obligations distinctes de fournir son propre avis de confidentialité ou d’obtenir un consentement pour ses utilisations indépendantes.

9. Fournisseurs de services et communication

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des fournisseurs de confiance qui nous aident à exploiter Tapplify, notamment des fournisseurs d’hébergement et de sécurité infonuagique, de courriel, de paiement, d’analytique, de soutien à la clientèle, d’infrastructure applicative et de traitement lié à l’IA. Ces fournisseurs ne peuvent traiter les renseignements que pour les services qu’ils nous rendent et sous réserve de protections contractuelles ou légales appropriées.

Tapplify utilise actuellement l’infrastructure Cloudflare pour certaines fonctions d’hébergement, de livraison et de sécurité et peut utiliser Resend pour l’envoi de courriels transactionnels. D’autres fournisseurs peuvent être ajoutés ou remplacés à mesure que les Services évoluent.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour respecter la loi, protéger des droits ou la sécurité, enquêter sur une fraude ou un incident, réaliser une transaction d’entreprise sous réserve des protections applicables, ou agir avec votre consentement ou selon vos instructions.

Tapplify ne vend pas de renseignements personnels.

10. Traitement et transferts hors du Québec ou du Canada

Tapplify et ses fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements au Québec, ailleurs au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres territoires où nous ou nos fournisseurs exerçons nos activités. Des renseignements personnels peuvent donc être communiqués à l’extérieur du Québec et être assujettis aux lois de ces territoires.

Lorsque la loi québécoise exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant qu’un renseignement personnel soit communiqué ou confié à un fournisseur à l’extérieur du Québec, Tapplify effectuera l’évaluation requise et utilisera les garanties contractuelles écrites appropriées avant le transfert.

Lorsque d’autres lois applicables exigent des garanties supplémentaires pour le traitement transfrontalier, nous prenons les mesures requises.

11. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, notamment pour fournir les Services, conserver des dossiers commerciaux et de sécurité légitimes, régler des différends, faire respecter des ententes et satisfaire aux obligations légales ou comptables.

Les durées varient selon le type de renseignement et le contexte. Tapplify maintient ou maintiendra des lignes directrices de conservation et de destruction adaptées aux renseignements qu’elle détient. Lorsque la loi l’exige, nous fournirons sur demande l’information relative à la durée applicable.

Nous supprimons, anonymisons ou détruisons de façon sécuritaire les renseignements qui ne sont plus requis, sous réserve des exceptions légales, des obligations de tenue de dossiers et des cycles de sauvegarde.

12. Sécurité et incidents de confidentialité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables et adaptées à la nature et à la sensibilité des renseignements. Elles peuvent comprendre des contrôles d’accès, l’authentification, des communications chiffrées, les contrôles de sécurité des fournisseurs, la journalisation et des procédures internes visant à réduire les accès non autorisés, les pertes, les utilisations abusives ou les communications non autorisées.

Aucune méthode de transmission ou de conservation n’est parfaitement sécurisée. En cas d’incident de confidentialité, Tapplify évaluera l’incident et avisera les personnes touchées et les organismes de réglementation lorsque la loi l’exige. Tapplify doit également tenir un registre des incidents de confidentialité lorsque la loi québécoise s’applique.

13. Témoins, stockage du navigateur, identification et traitement automatisé

Tapplify peut utiliser des témoins et des technologies de navigateur similaires lorsque nécessaire au fonctionnement du site et des Services. Nous pouvons aussi utiliser le stockage local ou de session pour mémoriser des réglages d’interface, comme la langue, et maintenir la continuité d’une conversation IA sur un appareil.

Le site Web public actuel n’active pas intentionnellement la géolocalisation précise de l’appareil ni des fonctions de profilage publicitaire par défaut. Si Tapplify introduit une technologie comportant des fonctions permettant d’identifier, de localiser ou de profiler une personne et que la loi exige un avis préalable ou des moyens d’activation, nous fournirons ces avis et contrôles avant l’activation.

Le concierge IA produit des réponses informatives, mais Tapplify n’utilise pas actuellement les renseignements personnels recueillis par le site public pour rendre des décisions concernant une personne fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou comparables. Si cela change, nous fournirons l’information et les droits de révision exigés par la loi.

Si nous introduisons des technologies non essentielles d’analytique, de publicité ou de profilage qui exigent un avis ou un consentement, nous fournirons les contrôles appropriés et mettrons la présente politique à jour.

14. Vos droits en matière de vie privée

Selon votre lieu de résidence et la loi applicable, vous pouvez notamment avoir le droit de :

• demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• demander la suppression, la cessation de diffusion ou la désindexation dans les circonstances prévues par la loi;
• retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, sous réserve des limites légales ou contractuelles;
• demander de l’information sur l’utilisation ou la communication de vos renseignements;
• recevoir certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsqu’un droit à la portabilité s’applique; et
• contester nos pratiques ou formuler une plainte.

Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de traiter une demande. Certains renseignements peuvent être exemptés d’un droit d’accès, de suppression ou d’une autre demande lorsque la loi le permet ou l’exige.

Sur demande et lorsque la loi québécoise l’exige, nous pouvons aussi fournir de l’information sur les renseignements recueillis auprès de vous, les catégories de personnes chez Tapplify qui peuvent y avoir accès, la durée de conservation applicable et les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Vous pouvez également porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou d’un autre organisme compétent, selon la loi applicable.

15. Enfants et personnes mineures

Tapplify est conçu principalement pour les exploitants de propriétés et les voyageurs qui consultent de l’information sur un séjour. Nous ne concevons pas les Services dans le but de solliciter des renseignements personnels auprès d’enfants.

Lorsque la loi québécoise s’applique, les renseignements personnels concernant une personne de moins de 14 ans ne peuvent être recueillis directement auprès d’elle sans le consentement d’un parent ou du titulaire de l’autorité parentale, sauf si la collecte est manifestement à son bénéfice dans les cas permis par la loi. Les parents et tuteurs devraient superviser l’utilisation d’une expérience de propriété par une personne mineure et éviter qu’elle transmette des renseignements personnels dans des formulaires ou conversations IA.

16. Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité à mesure que Tapplify évolue, que nos pratiques changent ou que les exigences légales sont mises à jour. Nous publierons la politique révisée avec une nouvelle date d’entrée en vigueur et fournirons un avis additionnel pour les modifications importantes lorsque la loi l’exige.

17. Contact et responsable de la protection des renseignements personnels